05/06/2019

E-arve suurimad eelised on kiirus, läbipaistvus ja võimaluste rohkus

Nagu iga uue asja puhul on ka e-arvete osas raamatupidajatel ja ettevõtte juhtidel rida küsimusi, millest olulisem on tõenäoliselt see, et mida me e-arvetele üleminnes võidame? Nii e-arve saatmisel kui ka vastuvõtmisel on paber- ja pdf-arvega võrreldes mitmeid eeliseid, näiteks automaatne e-arvete arhiiv ja arvete liikumise läbipaistvus, tutvustas Äripäeva e-arveldamise seminaril „Hinda aega” finantstehnoloogiafirma Fitek ärijuht, e-arvetele ülemineku protsessi üks entusiaste Andres Lilleste.

„E-arve olemus on andmed ning raamatupidamisseaduse paragrahvi 7 lugedes saab mõne minutiga aru, mida peab üks arve sisaldama. Meie seadusandlus on suhteliselt liberaalne: nõutakse küll, et arve peab olema seitse aastat esitatav, aga samas ei ole öeldud formaati, keeli, andmebaasi mudelit ning kas säilitamine peab toimima pilves või füüsilisel kettal. Ja kuigi Euroopa tasemel on mitmeid erinevaid e-arve lahendusi, ei pea ettevõtted seda endale peavaluks võtma, vaid laskma sellel tegeleda oma teenusepakkujal. Ettevõtted ja asutused saavad alati e-arve talle sobivas formaadis – selle eest hoolitseb operaator,” rääkis Lilleste.

Üks oluline asi on tema sõnul see, et klient ei pea teadma, kelle kaudu e-arve tuleb ja kuhu läheb, sest kõik arved käivad läbi keskregistri aadressiraamatu ja operaatori. E-arvete saatmisel on erinevaid võimalusi alates arve väljade kaupa sissetoksimisest ja tasuta saatmise võimalusest läbi operaatori kodulehe kuni operaatori „liitmiseni” enda majandustarkvara külge. Iga arve läbib valideerimise, mis kontrollib automaatselt, et esitatud detailid on õiged. E-arved on kättesaadavad kõigile soovijaile, neid saab hõlpsasti koostada ja saata näiteks www.arved.ee lehel, mis on ühendatud kõigi Eesti e-arve kanalitega ja kust saata saab ka rahvusvahelisi e-arveid.

„Müügiarvete e-arvena saatmise üheks väga heaks plussiks pean kindlasti e-arhiivi, mis tekib pärast e-arve väljasaatmist. Arhiivis on olemas arve pildina, allalaadimiseks xml-kujul ning sealt saab kohe näha, millal, kuhu ja kellele on see arve saadetud. Nii on e-arvete saatjal alati olemas täisülevaade oma arvetest ja nende ajaloost,” selgitas Lilleste, kelle sõnul on sama hea läbipaistvus ka e-arvete vastuvõtul. „Kui olete arve teele pannud, on võimalus näha, kas vastaspool saab selle kätte ning samuti näitab süsteem, kas kulu on partneri poolt kinnitatud ja maksmisele saadetud või on sellega mingi probleem.”

E-arvete vastuvõtmise suurim võit on võimalus arved suunata läbi pilveteenuste kinnitusringile ning sealt edasi otse majandustarkvarasse. „See, kui inimesed ei pea tegema käsitööd, ükshaaval arvele allkirju küsima või kaotsi läinud arveid otsima, on väga suur aja kokkuhoid. Osadel ettevõtetel on arve väljadele erinõuded või on soov siduda arved erinevate programmidega – kõik on võimalik, aga erilahendusena peab selle eest arendajale maksma. Samuti juhul, kui on vaja arve tagasi pöörata või tühistada. Täna sellist võimalust e-arvete juures standardina ei ole.”

Eesti e-arve kujundamist alustati 2003. aastal Soome e-arve eeskujul. Fitek on olnud protsessi osaline algusest peale ning jõudis ostuarvete e-menetluseni juba 12 aastat tagasi, kui esimene nende klient läks 100%-liselt üle e-arvetele. Lilleste sõnul on Eesti riik olnud e-arve süsteemiks valmis alates aastast 2010, kuid seni oli see vabatahtlikkuse vormis. Alates 1. juulist 2019 aktsepteerivad meie riiklikud asutused ainult e-arveid, mis aga maailma mastaabis ei ole midagi uut, sest näiteks Taani astus sama sammu juba 14 aastat tagasi.

Lisainfo: Andres Lilleste

Fiteki ärijuht

andres.lilleste@fitek.com

Fitek käivitas Euroopa e-arvete portaali InvoiceGate.com, mis võimaldab väikese ja keskmise suurusega ettevõtetel saata ning saada e-arveid lihtsalt ja läbipaistvalt. E-arvete portaal on moodsa väljanägemisega tehnoloogiliselt arenenud platvorm. Platvorm võimaldab kasutajal saata ning saada e-arveid nii kohaliku kui Euroopa võrgustiku PEPPOL kaudu. E-arvete portaal käivitati Eestis 2019. aasta juunis.

Lisateave

Alates 1. juulist toimub Eesti arveldusmaastikul märkimisväärne muudatus. Avaliku sektori ehk riigiga seotud organisatsioonidele teenuseid osutavad või kaupu müüvad ettevõtted saavad tasu vaid e-arvet esitades. Toonitan siin taaskord ja tuuleveskitega võideldes, et see ei ole pdf fail vaid operaatori vahendusel saadetav tehnoloogilise nimega “masintöödeldav” e-arve.

Lisateave

Fitek käivitab üleeuroopalise e-arvete portaali InvoiceGate.com, kus Euroopa väikesed ja keskmise suurusega ettevõtted saavad e-arveid lihtsalt ja mugavalt saata ning vastu võtta. Eestis hakkas 2019. aasta juunis tööle täielikult uuendatud arved.ee, mis lubab e-arveid tasuta saata.

Lisateave