31/03/2020

Kaugtöö: Arvete käsitlemine FitekIN-is käib kontaktivabalt.

Tänases eriolukorras lubab arvete menetluslahendus FitekIN teha kaugtööd ja käsitleda arveid kontaktivabalt. FitekIN-i kasutab 16 000 inimest 1150 organisatsioonist üle Euroopa.

Indrek Allas, Fiteki äriüksuse juht ütleb, et tänases eriolukorras on FitekIN sobiv töövahend koduseks kaugtööks arvete kinnitajatele, samuti ei puututa arvetega füüsiliselt kokku. Allase sõnul on FitekIN kasutajaskond väga lai, viimase kolme aastaga on see jõudsalt kasvanud 16 000-ni.

Mis on FitekIN?

FitekIN on elektrooniline arvete menetlussüsteem, mis koondab kõik ostuarved elektroonilisse keskkonda, kus need saab arvutis või mobiilis kinnitada, kulud jaotada ja kogu protsessi paljuski ka automatiseerida. FitekIN lubab tänases eriolukorras hõlpsasti teha kodudes kaugtööd ja kinnitada ostuarveid kontaktivabalt.

“Eestis arendatud FitekINi suurim kasutaja on Riigi Tugiteenuste Keskus (RTK). Suuruselt järgmised kasutajad tulevad väljastpoolt Baltikumi. Meie Belgia emaettevõte Unifiedpost on leidnud selle lahenduse olevat niivõrd tõhusa, et tahab seda ka ise Belgias ja teistes Euroopa riikides müüa,” räägib Allas. 2019. aastal käis läbi FitekINi miljon ostuarvet 40 eri valuutas.

Millised on selle lahenduse eelised?

Ülevaatlikkus ja läbipaistvus. Kui arved liiguvad vanamoodi paberil või e-postiga, võib ülevaade nende liikumisest olla puudulik. Ostuarvete menetlemise lahendus annab ülevaate, kus arved parasjagu on. Ilma elektroonilise arvehalduseta on arvete kadumine väga sage probleem ja kadunud arved omakorda võivad põhjustada probleeme suhetes tarnijaga või maksudeklaratsioonide ümbertegemist. Samuti on oluline arvete liikumise kiirus kuu lõpu või muu perioodi sulgemisel.

Kellele on ülevaatlikkust arvetest vaja?

Seda on vaja tegevjuhist raamatupidajani välja. Sinna vahele jäävad need, kes konkreetse ostuarvega ettevõttes seotud on ja peavad selle enne tasumist kinnitama. Eesmärk on, et kõikide elu peab minema arveid kinnitades kergemaks. Täna on meie suurim kasutaja Riigi Tugiteenuste Keskus (RTK).

Aga ostuarveid on ju raamatupidaja harjunud sisestama?

Raamatupidaja ei pea sisestama ostuarveid, kuigi ta võtab harjunult seda kui üht oma töö paratamatut osa. Me oleme juba mõni aasta tagasi, enne tänavust e-arvete jõulist tulekut, küsinud raamatupidajailt, kas nad oleksid huvitatud ostuarvete sisestamisest loobumisest. 66% vastas, et ollakse küll. Samuti ütlesid mitmed Eesti finantsjuhid Äripäeva Finantsuudistele, soovivad võimalikult palju finantsprotsesse automatiseerida.

Kas raamatupidajail tuleb hakata profiili muutma?

Jah, mingil määral küll. Ühelgi raamatupidaja kutseeksamil ei mõõdeta, kui kiiresti nad ostuarveid sisestavad, vaja läheb muid oskusi. Raamatupidajad peavad hakkama tegema teistsugust tööd, finantsanalüüsi on vaja välja võluda!

Kui palju peaks olema ostuarveid, et lahendus oleks tasuv?

Kiiret tasuvust on näha, kui ostuarveid on ühes kuus 300 ja rohkem ning inimesi, kes arvetega tegelevad ja neid kinnitavad, on vähemalt viis. Muide, kui arved liiguvad kahe korruse või eri geograafiliste kohtade vahel, on kasu ka kohe vägagi tuntav.

Mille poolest FitekIN teistest sarnastest lahendustest erineb?

Julgen öelda, et meie konteerimise automaatika on Eesti parim. Meil on palju erinevaid automaatseid funktsionaalsusi, mis käivitavad eri konteerimismalle. Lisaks on korralikud otsingufunktsioonid automaatika juures. Näiteks kui tahta leida telefoniarvetelt üles kõik parkimised ja kütused – need on vaja eraldi konteerida.  Lisaks oleme valmis teinud ka ostutellimuste mooduli, kus saab ostutellimusi luua ja kinnitada, nii saab kõik ettevõttes tehtavad kulutused veel parema kontrolli alla. Samuti saab meil erinevatele ridadele tootekoodid külge panna, mis lubab klientidel teha veel paremat võrdlust vastu tellimust või ladu. Tootekoode saab määrata käsitsi, aga me oleme võimelised need ka digiteerima. Kindlasti eristume veel ka selle poolest, et meie kaudu saab vastu võtta ka välismaa e-arveid läbi PEPPPOLi võrgustiku.

Mida uut on tulemas?

Lähiajal on tulemas mobiiliäpp, mis lihtsustab arvete kinnitamist veelgi. IT lahenduste maailmas on see elementaarne!

Lisainfo: Indrek Allas, Fiteki äriüksuse juht Indrek.allas@fitek.com 6519 000

Väike- ja keskmistele ettevõtete lahendusega arved.ee on liitunud ligi 13 000 ettevõtet. Arveid on saadetud üle 100 000 ja e-arveid on neist 87%. Arendame koos emafirmaga Unifiedpost teenust Invoice Gate, hiljuti käivitati e-arvete lahendus Lätis ja Leedus ning juulis lisandub veel 8 riiki.

Lisateave

Kolmapäeval, 3. Juuni , kell 14.00, toimub "Ostuarvete raamatupidamise automatiseerimine" veebiseminar. Veebiseminar on tasuta ja olete oodatud osalema!

Lisateave

Käesolev kriis töötajate kodukontoreisse pagendamisega on kaasa toonud pealesunnitud digipöörde. Teadagi, head kriisi ei tasu lasta raisku minna ja asugem nüüd kähku ettevõtetes laialdast digipööret ellu viima. Digitaliseerime, automatiseerime, robotiseerime aega kaotamata.

Lisateave