Ostuarvete lahendused

Mugavus ja kokkuhoid läbi ostuarvete automatiseeritud menetlemise

Kas teate, kui palju võiksite oma ostuarvete menetlemise (Purchase to Pay) protsesside optimeerimisega aega ja raha säästa? Fiteki integreeritud töövahendid ja lahendused aitavad paberivabalt, lühema töötlusaja ja vähemate ressurssidega jõuda veatute tulemusteni.

Paremad tulemused ja suurem läbipaistvus

Fiteki ostuarvete lahendused võimaldavad suurest hulgast käsitööst vabaneda ja kiirendada arvete menetlusprotsessi ning seeläbi tõsta andmete kvaliteeti.

Fiteki e-ostuarvete (iPurchase to Pay) kontseptsiooni rakendamine on kiire ja sujuv ning tagab teile efektiivsemad protsessid. Kõik ostuarved viiakse algsest formaadist ja saabumiskanalist sõltumata e-kujule. Nii saab kõiki arveid käsitleda elektroonselt ühtse voona.

Aitame teie arvete menetlus- ning raamatupimistoimingud muuta ühtseks tervikuks ja suurendada nende läbipaistvust.

Paber- ja PDF-arvete digiteerimine

Fitek ostuarvete digiteerimise lahendus võimaldab teil paberist vabaneda ja sujuvalt üle minna e-ostuarvetele.

Paber- ja PDF-arvete muutmine e-arveks

Vaatamata sellele, et elektroonilisi arvevorminguid kasutatakse üsna laialdaselt, saavad Eesti ettevõtted jätkuvalt palju paberarveid ja eriti massiliselt just e-maili teel saadetavaid PDF-arveid. Paber- või PDF-kujul saabunud ostuarvete manuaalne registreerimine, kontrollimine, kinnitamine ja sisestamine raamatupidamissüsteemi nõuab palju käsitööd, aega ja energiat, mida saaks aga kokku hoida, kui kõik ostuarved kohe algselt elektroonsele kujule viia.

Fitek ostuarvete digiteerimisteenuse kasutuselevõtt on lihtne viis hakata elektroonilisi arveid saama.

Fiteki digiteerimisteenuse kaudu suunatakse paber- ja PDF-arved määratud arveaadressile eeltöötlemiseks ja digiteerimiseks. Vajalikud andmed tuvastatakse arvelt tarkvara abil, misjärel need verifitseeritakse ja vajadusel ka täiendatakse Fiteki digiteerimisspetsialistide poolt. Arve pildid ja tuvastatud andmed antakse kliendile üle kokkulepitud vormingus ning kokkulepitud kanalisse edasiseks sisuliseks menetlemiseks. See teenus aitab ära hoida asjatut ajakulu ning arvete manuaalsel sisestamisel tekkida võivaid vigu.

E-arvete vastuvõtmine

Võtke oma ostuarved vastu paindlikult ning kuluefektiivselt – kasutage elektroonilisi kanaleid ja olge valmis algselt e-kujul saadetud ehk päris e-arveid vastu võtma.

Koostöös Fitekiga saate elektroonilisi ostuarveid paindlikult vastu võtta ja teie käsutuses on suurim e-arvete saatjate võrgustik. Lisaks Fiteki e-arve saatmise teenusega liitunud ettevõtetele muutuvad teile kättesaadavaks ka teiste operaatorite klientide saadetud e-arved.

E-arvetel on andmed struktureeritud vormingus, kuid need võivad olla väga erinevates formaatides – Fitek  teisendab e-arved teile sobivasse vormingusse, misjärel saate neid süsteemis koheselt töötlema ja menetlema hakata ilma digiteerimise või muu vaheprotsessita.

Tarnijate e-aktiveerimine

Tarnijate saadetud e-arved võimaldavad kõige kiiremat ja efektiivsemat töötlemist ning vastuvõtjale on see kõige soodsam kanal. Fitek kutsub teid õhutama oma tarnijate seas e-suunalist mõtlemist ja e-arveid aktiivselt rakendama.

Kui teil on tarnijaid, kes on ise e-arve saatmise vastu huvi üles näidanud või kui teil on koostööpartnereid, kellelt mahukaid või keerulisi arveid saate, siis Fiteki spetsialistid arutavad meeleldi läbi erinevad võimalused, et üheskoos leida parim lahendus.

Ostuarvete elektrooniline menetlemine

Suunake arved menetlusse optimaalselt – Fitek arvete e-menetlus pakub sujuvat arvete käitlemist, ringlust ja kooskõlastusprotsessi.

Arvete elektroonilise vastuvõtmisega seotud teenuste kõrval pakub Fitek terviklahendusena ka veebipõhist arvehaldussüsteemi, millega saab ostuarveid paberivabalt menetleda.

Eri kanalitest tulevaid arveid saab Fitek arvehaldussüsteemis hallata lihtsalt ja sealseid toiminguid – arvete kontrollimist, kooskõlastamist, kinnitamist ja konteerimist – saab eri parameetrite alusel kas osaliselt või täielikult automatiseerida. Arvehaldussüsteemis kinnitatud arved suunatakse kogu vajaliku arve- ja kulujaotusinfoga kliendi raamatupidamissüsteemi või majandustarkvarasse (ERP). See aitab vältida käsitööd ja võimalikke andmevigu. Nimetatud veebipõhine lahendus võimaldab kulusid ning menetlusprotsesse hästi juhtida ja läbipaistvaks muuta.

Fitek e-Arhiiv

Arhiveerides oma dokumendid ja arved elektroonselt, muudate need omale igal ajal kättesaadavaks.

Fiteki e-Arhiiv on üle turvalise veebiühenduse toimiv teenus nii ostu- kui ka müügiarvete ning muude dokumentide arhiveerimiseks, olenemata nende algsest formaadist. Dokumendid on turvatud e-arhiivist igal ajal kättesaadavad ja vastavalt teie soovidele leitavad.

Kliendid meist

“Talinna Tehnikaülikool kasutab Fiteki veebipõhist arvehaldussüsteemi terviklahendust. Ostuarved võtab vastu ja digiteerib Fitek. Arved suunatakse arvehaldussüsteemi, kus toimub arvete majasisene menetlemine ning arvel kajastuva info saatmine TTÜ finantsinfosüsteemi MS Dynamics NAV. Arved arhiveeritakse e-arhiivis. Põhjused e-arvete süsteemi kasutusele võtmiseks olid arvete ringlusprotsessi kiirendamine, dokumentide menetlemise võimalus sõltumata ajast ja kohast, tehnilise töö vähendamine, andmete kvaliteedi tõstmine. Süsteem on täitnud kõik meie ootused sellega seoses.“

Ave Tamm, TTÜ Raamatupidamise talituse juhataja

“Meil on umbes 1500 ostuarvet kuus. Kasutame Fiteki pakutavat lahendust, sest arvete menetlus on kiirem ja protsess on kontrolli all - on näha kelle laual arve toppab. Paberarvete viseerimine ja nende maja pealt taga ajamine oli tüütu ja ajamahukas tegevus eelkõige raamatupidajatele. Samuti oli see mõnel juhul ajamahukas ka juhtide jaoks, kes vastavat arvet kinnitama pidid. Lisaks toimib süsteem arvete arhiivina. Suuremates organisatsioonides ja eriti sellistes, kus kinnitusringid on pikad või kus tegevus toimub mitmes füüsilises asukohas, soovitan kindlasti kaaluda.”

Paavo Truu, UP Invest finantsdirektor

“Teenuse kasutuselevõtt aitab rutiinid "laualt ära saada", teenus võimaldab oskusliku integreerimise korral koguda arvete osas vajalikud kooskõlastused, määrata kulukohad, teostada automaatselt raamatupidamiskanded ja edastada maksekorraldused panka. Arvehalduse teenust pani kasutama kohmakas paberkandjal arvete administreerimine. Seda põhjustas kooskõlastajate lai ring ja nende sage välismaal viibimine. Positiivne tulemus on raamatupidamise rutiinide lihtsustumine, arvete käitlemise protsessi mugavus. Ära jäi paberarvete väljatrükkimine allkirjastamiseks, vajadusel skaneerimine, paberkandjal administreerimine ning arhiveerimine ettevõtteüleselt.”

Annika Reimaa, Versobanki raamatupidaja