EDI

Elektrooniline andmevahetus EDI tagab kiiruse ja täpsuse

EDI-lahendused aitavad paberivabalt, lühema töötlusaja ja vähemate ressurssidega jõuda veatute tulemusteni. EDI (Electronic Data Interchange) võimaldab suurest hulgast käsitööst vabaneda ja kiirendada arvete menetlusprotsessi ning tõsta seeläbi andmete kvaliteeti.

Fitek´i pakutav EDI-lahendus lihtsustab ja kiirendab protsesse põhiliselt jae- ja hulgikaubanduses, kuid seda kasutatakse edukalt ka teistes logistika ja transpordivaldkonnas ning tööstuses. Samuti saab seda kasutada kindlustustes, pankades, toitlustusettevõtetes ja avalikes asutustes nagu haiglad või koolid.

Tavapärane tarneahel ilma EDI-ta

Tavapärane tarneahel tänapäeva jae- ja hulgimüügi firmades näeb välja umbes selline: ostuosakond koostab tellimuse, edastab selle telefoni, e-maili või isegi tavaposti abil tarnijale. Seal sisestab vastuvõtja tellimuse oma infosüsteemi ning saadab vajadusel ostjale esialgse tellimuskinnituse. Seejärel pakib järgmine inimene (või isegi mitu) laolehe põhjal kauba kokku ja pakitud kauba kohta koostatakse saateleht, kus andmesisestaja muudab vajadusel koguseid. Siis tellib logistik transpordi ning kaup läheb teele. Samal ajal teeb ka tarnija raamatupidaja või müügimees arve, mille saadab ostjale. Kui kaup jõuab ostjale, siis sealne laomees kontrollib saatelehe alusel saabunud kauba ning andmesisestaja sisestab saabunud kauba kogused oma infosüsteemi. Seejärel saadetakse info e-mailiga või paberkujul ostuosakonda, et kaup on saabunud. Seal otsib inimene üles arve, võrdleb tellimust saatelehe või arvega, vajadusel muudab koguseid ja/või hindasid ning edastab info raamatupidamisele. Raamatupidaja omakorda otsib arve üles, konteerib, salvestab või koguni prindib selle ning sisestab panka maksmiseks.

EDI lihtsustab protsessi oluliselt

Kasutades EDI ja teisi infotehnoloogilisi lahendusi saab kogu protsessi lihtsustada: ostja infosüsteem koostab tellimuse vastavalt tellimuspunktidele. Ostuosakond kinnitab tellimuse ning see läheb peale kinnitamist automaatselt tarnija infosüsteemi. Tarnija ERP ehk majandustarkvara koostab vajadusel tellimuskinnituse ja elektroonilise laolehe. Laomees paneb kauba kokku, kasutades triipkoode ja koodilugejat. Tellimusel olevaid koguseid muudab laomees kauba kokkupanekul ning kui kaup on komplekteeritud, siis koostatakse saateleht ja transpordileht. Need edastatakse automaatselt vastavatele osapooltele. Kui kaup jõuab ostjani, siis sealne laomees kontrollib kauba kogused ning kui erisusi pole, siis kinnitab selle. Kinnitus jõuab tarnijale, kelle infosüsteem koostab arve vastavalt kinnitusele. Kuna kõik kogused/hinnad on juba EDI poolt muudetud, siis piisab, et raamatupidaja kinnitab arve, konteerib ja sisestab arve panka maksmisele.

 

 

Mis on EDI?

EDI on lahendus, mis teeb kaupade ja teenuste ostu-müügi võimalikult kiireks ja täpseks. Selleks peavad nii ostjad kui müüjad dokumendiformaadid ühendama ning edasine dokumendivahetus toimub automaatselt. Et see toimiks, on mitu erinevat võimalust:

Ostja ja müüja loovad omavahel otseühendused

Selle lahenduse pluss on otseühendus iga võimaliku müüjaga ilma, et tehingut vahendaks mõni väline firma. Miinusteks on see, et iga müüjaga tuleb luua eraldi ühendus, mida on kallis nii ehitada kui hooldada. Iga osapoole majandustarkvara küljes võib olla sadu või tuhandeid erinevaid ühendusi, mis suhtlevad erinevates formaatides. Kui midagi juhtub või muutub, siis peab need ühendused uuesti looma.

Täisintegratsioon koostöös EDI-operaatoriga

Selleks, et erinevate ettevõtete ERPid suudaks omavahel suhelda, tuleb erinevad dokumendid muuta vastaspoole ERPile „söödavaks“ Siin on abiks EDI-operaator ja andmebaasid, mis konverteerivad erinevad dokumendid sobivalt partnerile. Selle lahenduse plussiks on, et EDI-operaator koondab enda süsteemi palju erinevaid ostjaid ja müüjaid, kelle majandustarkvaraga luuakse otseühendus. Ehk iga osapoole majandustarkvara küljes on ainult üks ühendus, mida haldab EDI-operaator. Tema vastutab kogu dokumendi liikluse eest. See tähendab, et nii ostja kui müüja töötajad teevad tööd oma harjumus-pärases majandustarkvaras, kuid lihtsustatult: ostutellimused muudetakse saatelehtedeks ja arveteks EDI-operaatori süsteemis. Inimene osaleb ostu-müügi protsessis suhteliselt vähe, enamuse teeb ära EDI. Ta sisestab kauba kogused, hinnad ja kuupäevad tellimustel, saatelehtedel, transpordilehtedel või arvetel. Ei ole vaja inimesi, kes neid mitmesse erinevasse infosüsteemi sisestaks! Sellega väheneb tellimuse käsitlemise aeg ja vigade tekkimise võimalus! Miinuseks on kulu, mis tuleb tasuda EDI-operaatorile

Osaline integratsioon, kus üks osapool kasutab EDI täislahendust ja teine osapool EDI-portaali teenust

See lahendus sobib väikeettevõtetele, kes vajavad EDI lahendust mõne suurema ettevõttega koostööks, kuid EDI-operaatori kulu on liiga suur. Suuremal ettevõttel on nö tavaline EDI lahendus, kuid väike ettevõtte saab ja saadab vajalikke dokumente läbi EDI-portaali. See tähendab, et väiksemal ettevõttel tuleb tellimused, saatelehed ja arved käsitsi sisestada EDI-operaatori süsteemi, kuid suurem ettevõte saab need automaatselt kätte.

FITEKi EDI-lahendus

Valides Fiteki oma EDI operaatoriks saab ühendada enda majandustarkvaraga erinevad EDI kliendid. Lisaks saab sellega ühendada FitekIN arvetehalduse. See annab mitmekordse kasu ettevõttele: vähem tööd ostuosakonnale, laohoidjale ja raamatupidajale, täpsemad tarned klientidele, lihtsam transpordi ja laokorraldus! Ja mida suuremad on mahud, seda suurem on võit erinevates etappides!