Elis Textile Service’i edulugu: arvete töötlemise automatiseerimine Fitekiga

Kas ka sinu ettevõte saab arveid erinevates formaatides – paberil, PDFina meili teel ja e-arvetena? Kas arvete kinnitamine toimub endiselt e-kirju vahetades või lausa allkirjaga paberdokumendil? Jätka lugemist ja saad osa kogemusest, kuidas Elis automatiseeris tarnijate arvete töötlemise Fitekiga, muutes protsessid kiiremaks, tõhusamaks ja hõlpsamini hallatavaks.

Elis Textile Service on üks Euroopa juhtivaid tekstiilide rendi- ja hooldusteenuste, hügieenilahenduste, töörõivaste, sissepääsumattide, tööstuslike rätikute ja kahjuritõrje pakkujaid. Ettevõte kasutab raamatupidamisprotsesside automatiseerimiseks Excellent Standard ERP-süsteemi koos Fitekiga.

Mida Elis automatiseeris?

Balti piirkonna finantsjuht Ojārs Dāvis Zondaks toob esile kolm peamist eelist, mida Fiteki kasutamine kaasa tõi.

1. Üks platvorm kõikidele arvetele

Elis saab arveid erinevates formaatides, sealhulgas PDF-failidena, paberarvetena ja e-arvetena. Tänaseks kogutakse, vaadatakse läbi ja kinnitatakse need kõik ühel platvormil.

„Me ei pea enam mõtlema, kuidas iga arveformaati eraldi vastu võtta, töödelda ja edastada.“

2. Automatiseeritud kinnitamisprotsessid

Enne Fiteki kasutuselevõttu käis arvete kinnitamine meili teel ja allkirjaga paberdokumentidel. Nüüd suunatakse arved automaatselt edasi vastavalt tarnijale, arve summale ja muudele ärireeglitele. Kinnitamise järel liiguvad arved automaatselt järgmisele kinnitajale, mis protsessi teevad sujuvaks meeldetuletused. Töötajad saavad arveid kinnitada ka Fiteki mobiilirakenduses.

Ojāri sõnul säästab selline automatiseerimine märkimisväärselt töötajate aega.

3. Automatiseeritud raamatupidamiskanded

Kasutades varasemaid raamatupidamisandmeid ning tuginedes eelnevalt määratud reeglitele, jaotab, jagab ja kirjendab Fitek arved automaatselt, enne kui need jõuavad heakskiitmise töövoogusse. Töötajad ei pea enam kulutama aega korduvatele käsitsi tehtavatele raamatupidamistöödele.

Keerukas näide: LMT-arved

LMT-arved, mis on sageli umbes 20 lehekülge pikad, olid varem ühed kõige aeganõudvamad dokumendid, sest kulud tuli jaotada üksikute töötajate ja kulukeskuste vahel.

Nüüd saabuvad LMT e-arved otse Fitekisse. Vajalikud andmed on kättesaadavad Excelis, mis võimaldab neid hõlpsasti importida ja eksportida, kõrvaldades nii personaliosakonna kui ka raamatupidamise jaoks suurema osa käsitsitööst.

Ojāri sõnul kasutatakse Excelit ainult nende arvete puhul, kuna see pakub kõige selgemat ülevaadet. Enamiku muude arvete töötlemine on Fitekis täielikult automatiseeritud.

Suurim väljakutse oli esimene kuu

Automatiseerimise seadistamine on suhteliselt lihtne. Peamine töö tuleb teha esimesel kuul, mil määratakse kindlaks heakskiitmise töövood ja raamatupidamise reeglid.

Kui need reeglid on paigas, rakendab Fitek automaatselt varasem paikapandud raamatupidamisloogikat ka tulevastele arvetele. Raamatupidajad vaatavad lihtsalt soovitatud kanded üle enne, kui arved edastatakse ERP-süsteemi ja valmistatakse ette tasumiseks.

E-arveldamine säästab aega ja ressursse

Fitek Läti tegevjuht Ieva Gaile ütleb, et e-arveldamine vähendab oluliselt käsitsi andmete sisestamist, dokumentide digiteerimist ja vigade tekkimise riski.

Struktureeritud arveandmetega tegutsemine hõlbustab automatiseerimist, säästes nii aega kui ka raha ning vähendades samal ajal vajadust manuaalse kontrollimise järele.

Kuna Läti ettevõtetele rakendub 2028. aastal e-arveldamise kohustus, julgustab Ieva ettevõtteid juba praegu ettevalmistustega alustama. Avaliku sektori organisatsioonid, kes juba kasutavad e-arveid, on vähendanud dokumentide digiteerimise kulusid kolm korda, ja erasektori ettevõtteid ootavad ees sarnased eelised.

Mida Fitek suudab automatiseerida?

Fitek koondab kõik sissetulevad finantsdokumendid, sealhulgas:

• PDF-arved
• skaneeritud arved
• üles pildistatud kviitungid
• e-arved
  

Paberkandjal ja PDF-vormingus arved teisendatakse automaatselt struktureeritud elektroonilisteks andmeteks, võimaldades protsessi täielikku automatiseerimist.

Ettevõtted kasutavad Fitekit järgmiste protsesside automatiseerimiseks:

• Arvete kinnitamise töövood
• Raamatupidamiskanded
• Kuluraportite töötlemine
• Ostutellimuste haldamine
  

Ettevõtted vähendavad raamatupidajate rutiinset käsitsitööd nende sammudega tavaliselt 70–80%, mis võimaldab finantstiimidel keskenduda ülesannetele, mis päriselt väärtust loovad.

Lisafunktsioonid hõlmavad:

• Eelnevalt määratud reeglite alusel raamatupidamiskannete automatiseerimine.
• Pangakonto kontroll, mis märgistab arved, mille pangakontod erinevad tarnija registreeritud kontost.
• FitekAI, mis õpib varasematest raamatupidamisandmetest ja soovitab täpselt kandeid.
• Mobiilne kulude haldamine, mis võimaldab töötajatel esitada kviitungeid ja kulude hüvitamise taotlusi otse Fiteki mobiilirakendusest.

Vaata siit, kuidas Ieva Gaile ja Ojārs Dāvis Zondaks esitlevad üritusel „Excellent Customer Day” automatiseerimise võimalusi „Automatiseerimine, mis tasub end ära”.