Digitaalse raamatupidamise ajalugu, 1950ndatest tänapäevani

Hoolimata sellest, et maailma esimene raamatupidamistarkvara tuli turule juba aastakümneid tagasi, tehakse paljudes ettevõtetes suurt osa raamatupidamistoimingutest endiselt käsitsi. Arveid sisestatakse endiselt käsitsi, tehinguid kodeeritakse käsitsi ning raamatupidajad kulutavad suure osa oma ajast väheväärtuslikule haldustööle. Probleem ei ole mitte tehnoloogia puudumises, vaid selle aeglases kasutuselevõtus, killustunud süsteemides ja töövoogudes, mida pole kunagi täielikult automatiseeritud – see piirab tõhusust ja takistab raamatupidajatel tegeleda tegevustega, mis päriselt väärtust loovad.

Raamatupidamise varajane arvutistamine (1950.–1970. aastad)

Arvutite kasutamine raamatupidamises ulatub päris kaugesse minevikku – 1955. aastal sai General Electric esimeseks ettevõtteks, mis ostis arvuti raamatupidamise eesmärgil (palgaarvestuse tegemiseks)[1]. 1960ndatel aastatel hakkasid suured ettevõtted kasutusele võtma suurarvuti põhiseid raamatupidamissüsteeme osana varajasest elektroonilisest andmetöötlusest[2]. Need varased süsteemid olid tänapäeva standardite järgi algelised ja sageli spetsiaalselt loodud selliste ülesannete jaoks nagu pearaamat ja palgaarvestus. Kuigi need olid teedrajavad, olid need kallid ja neid kasutasid peamiselt vaid suured korporatsioonid ja valitsusasutused – need ei olnud veel „populaarsed” selles mõttes, et neid oleks laialdaselt kasutanud kõik ettevõtted.
1970ndatel aastatel muutus raamatupidamistarkvara järk-järgult kättesaadavamaks. Miniarvutite ja valmislahenduste (nt pearaamatuprogrammid) kasutuselevõtt muutis arvutipõhise raamatupidamise veidi kasutajasõbralikumaks[3]. Siiski piirdus arvutipõhine raamatupidamine selle perioodi enamiku ajal organisatsioonidega, kes suutsid endale lubada spetsiaalseid arvuteid ja IT-töötajaid. Raamatupidamistarkvara leiutamist võib seega paigutada 1950.–1960ndate aastate suurarvutite ajastusse, kuid see jäi vähemalt kaheks aastakümneks nišivahendiks.

Raamatupidamistarkvarade areng 1980ndtel ja 1990ndatel aastatel

Digitaalse raamatupidamise populaarsuse murranguliseks muutjaks oli personaalarvutite revolutsioon. 1978. aastal ilmus esimene elektrooniline arvutustabel (VisiCalc), mis võimaldas teha finantsarvutusi mikroarvutil, samal aastal tõi Peachtree Software turule raamatupidamistarkvara lahenduse varastele personaalarvutitele[4]. Äkitselt said väiksemad ettevõtted raamatupidamiseks kasutada taskukohaseid arvuteid kallite suurarvutite asemel. 1980. aastate alguseks tulid turule kasutajasõbralikumad raamatupidamisprogrammid. Näiteks 1983. aastal turule toodud Intuiti Quicken (isikliku rahanduse haldamiseks) pakkus lihtsalt kasutatavaid kasutajaliideseid ka neile, kes ei olnud raamatupidajad[5]. Spetsiaalsed väikeettevõtete raamatupidamissüsteemid, nagu QuickBooks (mida tutvustati 1980ndatel aastatel ja mis sai populaarseks 1990ndatel aastatel), soodustasid veelgi arvutipõhise raamatupidamise kasutuselevõttu[6][7].

Raamatupidamistarkvarade laialdane populaarsus kinnistus umbes 1980. aastate keskel. Umbes 30 aastat pärast esimeste suurarvutilahenduste ilmumist oli personaalarvutipõhine raamatupidamine muutunud peavooluks. 1985. aastaks olid raamatupidamistarkvara kasutavad personaalarvutid saanud lahutamatuks osaks paljudes äriettevõtete kontorites üle kogu maailma[5]. Teisisõnu, see, mis algas 1950ndatel aastatel uuendusena, sai tõeliselt populaarseks alles 1980ndatel aastatel, kui tehnoloogia oli muutunud piisavalt odavaks ja kättesaadavaks. 1980. aastate lõpus ja 1990ndatel aastatel toimus edasine laienemine keerukamate süsteemide (nagu suurettevõtete ERP-pakettide) kasutuselevõtuga ning lõpuks toimus 2000ndatel aastatel üleminek pilvepõhisele raamatupidamisele. Kuid populaarsuse peamine pöördepunkt oli 198ndate aastate personaalarvutite ajastu – leiutisest laialdasele levikule kulus paar aastakümmet.

Jätkuv käsitsi raamatupidamine tänapäeval

Irooniliselt tehakse isegi aastakümneid pärast esimese raamatupidamistarkvara turule tulekut üllatavalt palju raamatupidamistöid endiselt käsitsi. Mitmed uuringud ja küsitlused USAs ja Euroopas näitavad, et raamatupidamise automatiseerimine on täielikkusest kaugel. Tegelikkus näiteb, et üle poole raamatupidajate rutiinsetest protsessidest ei ole automatiseeritud[8]. 2023. aastal Ühendkuningriigis läbi viidud tööstusuuringust selgus, et keskmiselt on automatiseeritud vaid 26–50% raamatupidamisülesannetest – see tähendab, et ligikaudu pool (või enam) kõigist ülesannetest tehakse endiselt käsitsi[9]. Raamatupidajad kulutavad endiselt märkimisväärselt aega andmete sisestamisele, tehingute kodeerimisele ja muudele madala tehnoloogilise tasemega ülesannetele.

Seda illustreerivad mõned hiljutised järeldused raamatupidamise käsitsi tehtava töökoormuse kohta:

• Arvete andmete käsitsi sisestamine: keskmiselt tuleb umbes 57% kogu arveandmetest (arved, ostuarved, kulukviitungid) süsteemidesse käsitsi sisestada[10]. Väiksemates ettevõtetes on see näitaja veelgi suurem – hinnanguliselt 86% väike- ja keskmise suurusega ettevõtetest sisestab arveandmeid endiselt käsitsi[11]. Keskmise suurusega ettevõtetes on olukord pisut parem (umbes 65% arveid sisestatakse käsitsi), samas kui suuremad ettevõtted on automatiseerimisel aktiivsemad (umbes 22% suurettevõtetest sisestab arveid käsitsi)[11]. See näitab, et kogu arenenud maailmas, alates USAst kuni Euroopani, on arvete ja kulude manuaalne sisestamine endiselt levinud tegevus, eriti väikestes ja keskmise suurusega organisatsioonides. Tähelepanuväärne on, et ühe allika andmetel on vaid 5% võlgnevuste haldamise meeskondadel täielikult automatiseeritud arve töötlemise töövoog, mis rõhutab, kui paljud ettevõtted käsitlevad arveid endiselt tööjõumahukate protsessidega[12].
• Käsitsi tehtavatele ülesannetele kuluv aeg: Raamatupidajad pühendavad tänapäeval märkimisväärse osa oma tööajast käsitsi töötlemisele. Uuringud on näidanud, et ligikaudu 30% raamatupidaja ajast kulub andmete käsitsi sisestamisele ja tehingute kooskõlastamisele (nt numbrite sisestamine, kviitungite sobitamine)[13]. Kui vaadelda kõiki raamatupidamisega seotud haldustöid (dokumentide arhiveerimine, tehingute kirjendamine pearaamatusse, puuduva teabe otsimine jne), suureneb käsitsi tehtavatele ülesannetele kuluv koguaeg veelgi – ühe hinnangu kohaselt kulub raamatupidajate ajast umbes 63% sellistele käsitsi tehtavatele protsessidele[14]. Teisisõnu võib tüüpilise raamatupidaja tööpäevast tublisti üle poole kuluda tööle, millega raamatupidamistarkvara suudaks toime tulla, kui seda täielikult ära kasutataks. See hõlmab näiteks ostuarvete käsitsi registreerimist, kulude õigetele kontodele liigitamist ja kviitungite andmete sisestamist, mitte aga finantsandmete läbivaatamist või analüüsimist.
• Automatiseerimispotentsiaal: Suur käsitsitöö koormus püsib mitte sellepärast, et raamatupidamisülesandeid ei saaks automatiseerida, vaid sageli tehnoloogia aeglase kasutuselevõtu või killustatud süsteemide tõttu. Tegelikult hinnatakse, et umbes 86% raamatupidajate ja arvestajate ülesannetest saaks praeguse tehnoloogia abil automatiseerida[15]. Siiski, nagu märgitud, on paljudes ettevõtetes praktikas automatiseeritud vähem kui pool protsessidest. See lõhe viitab tohutule potentsiaalile aja vabastamiseks – ja selgitab, miks 56% raamatupidajatest ütleb, et nad tunnevad end takerdununa rutiinsesse, käsitsi tehtavasse töösse, mis takistab neil tegeleda kõrgem väärtusega tegevustega[16]. Kuni täiustatud tarkvaravahendid (nagu OCR-andmete kogumine, pangavoo integratsioonid, tehisintellekti põhinev kategooriatesse jaotamine jne) pole täielikult kasutusele võetud, kulutavad raamatupidajad jätkuvalt suure osa oma päevast andmete sisestamisele ja sarnastele käsitsitöödele.

Kokkuvõttes võib öelda, et arvutipõhine raamatupidamine on olemas olnud juba üle poole sajandi ja muutus tavaliseks juba aastakümneid tagasi, kuid see ei ole kaotanud käsitsi raamatupidamistööd. Paljud raamatupidamistöövood arenenud riikides (USA, Euroopa jne) hõlmavad endiselt andmete käsitsi sisestamist arvetelt ja kviitungitelt, tehingute käsitsi kodeerimist ja muid aeganõudvaid ülesandeid. Olukord paraneb järk-järgult uute automatiseerimistööriistade levikuga – näiteks võimaldavad pilvepõhised raamatupidamisplatvormid ja tehisintellekti kasutav tarkvara automaatselt importida pangatehinguid või isegi kulusid kategooriatesse jaotada –, kuid viimaste andmete kohaselt sõltub see elukutse endiselt suuresti käsitsitööst. See pikaajaline reaalsus toob esile kontrasti raamatupidamise arengus: meil on kasutada võimas tarkvara, kuid märkimisväärne osa raamatupidamistööst tehakse endiselt vanamoodsal viisil – inimeste poolt finantsandmete sisestamise ja korrastamise teel[8][17]. Edasise arengu väljakutseks (ja võimaluseks) on kiirendada tehnoloogia kasutuselevõttu, et raamatupidajad ja raamatupidajad saaksid kulutada vähem aega rutiinsele tööle ja rohkem analüüsile ja strateegilisele tööle.

Allikad: Ajalooline kronoloogia ja kasutuselevõtu üksikasjad põhinevad raamatupidamistehnoloogia dokumenteeritud verstapostidel[1][4][5]. Käsitsi raamatupidamise töökoormust käsitlevad statistilised andmed pärinevad hiljutistest uuringutest ja küsitlustest, mis on läbi viidud raamatupidamisala spetsialistide ja ettevõtete seas USAs ja Ühendkuningriigis[10][11][13][14], ning need illustreerivad, kui suur osa tänapäeva raamatupidamistööst tehakse endiselt käsitsi.

[1] [7] Raamatupidamise ajalugu: kuidas see aja jooksul on arenenud | Maryville Online
https://online.maryville.edu/blog/history-of-accounting/
[2] [3] Raamatupidamistehnoloogia ajalugu: savist pilvetarkvarani
https://www.netgain.tech/blog/history-of-accounting-technology
[4] [5] [6] Raamatupidamistarkvara ajalugu: paberist pilvetarkvarani | 4Sight Group
https://4sight.group/blog/history-accounting-software-paper-cloud/
[8] [13] Kuidas raamatupidajad säästavad igal nädalal tunde tänu Uncati automatiseeritud kategooriatesse jaotamisele — Uncat
https://www.uncat.com/blog/how-accountants-save-hours-every-week-with-uncats-automated-categorization
[9] [16] Rutiinne ja käsitsi tehtav: Dext’i uuring näitab, et ligi 60% raamatupidajatest kulutab liiga palju aega käsitsi tehtavatele ülesannetele | Bdaily
https://bdaily.co.uk/articles/2023/05/10/rutiinne-ja-käsitsi-tehtav-dext-uuring-näitab-et-peaaegu-60-raamatupidajatest-kulutab-liiga-palju-aega-käsitsi-ülesannetele
[10] [11] [12] Arve esitamise statistika :: Skynova
https://www.skynova.com/blog/invoicing-statistics
[14] [17] Raamatupidamiseelsete ülesannete tõhususe hindamine tööstusharu standardite alusel | AccountingWEB
https://www.accountingweb.co.uk/community/industry-insights/assess-the-efficiency-of-pre-accounting-tasks-against-industry-standards
[15] Mida teeb raamatupidaja? Ülesanded, oskused ja suundumused
https://bachelors-completion.northeastern.edu/knowledge-hub/what-does-an-accountant-do/