Scandagra edulugu – paberivaba ja tõhus ostuarvete töövoog

Kuidas Scandagra digitaliseeris oma ostuarvete töövood Fiteki abil

Scandagra on rahvusvaheline põllumajandusettevõte, mis tegutseb Eestis, Lätis ja Leedus ning kuulub Taani ja Rootsi aktsionäridele. Eestis hõlmavad Scandagra põhitegevusalad loomasööda tootmist ja müüki, teravilja ja rapsi ostmist ning seemnete, väetiste ja taimekaitsevahendite müüki. Ettevõtte söödatooted on mõeldud mitmesugustele kariloomadele ja vesiviljelusele – alates veistest ja sigadest kuni küülikute ja karpkaladeni. Eestis tegutseb Scandagra Jüris, Tartus ja Viljandis, kusjuures ettevõttel on ka kaheksa jaemüügikauplust ja veebipood, mis pakuvad laia valikut põllumajandus- ja aiatarbeid.

Käsitsi kinnitamine ja killustatud protsessid

Enne Fiteki kasutuselevõttu toimus ostuarvete töötlemine Scandagras täielikult käsitsi. Ettevõtte eeskirjade kohaselt tuli iga arve enne maksmist füüsiliselt allkirjastada, mis tekitas tarbetut paberitööd, viivitusi ja aeg-ajalt frustratsiooni nii rahandusosakonnas kui ka teistes operatiivmeeskondades. Sageli kiideti arve esmalt heaks e-kirja teel, töötleti raamatupidamistarkvaras, trükiti allkirjastamiseks välja ja arhiveeriti seejärel paberil – aeglane, korduv protsess, mis oli altis ummikute tekkimisele.

Optimeeritud ja täielikult digitaalsed töövood

Scandagra digitaliseerimisteekond algas e-arvete kasutuselevõtu ja PDF-arvete digitaliseerimisega. Kui arved muutusid masinloetavaks, oli lihtne juurutada elektroonilised heakskiitmise töövood ja automatiseeritud kontode kodeerimine. Need täiustused lõid ka keskse digitaalse arhiivi, mis võimaldab volitatud töötajatel dokumente igal ajal otsida, läbi vaadata ja kätte saada – nii kontoris kui ka kaugtööl olles.

Fitek aitas meil vanadest harjumustest loobuda ja luua struktureeritud, kiire ja läbipaistev süsteem, mis toetab meie igapäevatööd. Automatiseeritud kontode kodeerimine ja elektroonilised kinnitused on olnud suur samm edasi

Kiirem kinnitamine, vähem käsitsitööd

Tänapäeval suunatakse ostuarved automaatselt õigele isikule kinnitamiseks ja neid saab kinnitada vaid mõne klõpsuga – isegi mobiiltelefonist. See on oluliselt vähendanud riski, et arved jäävad kinnitamisprotsessis kinni ja makseid lükatakse edasi. Automatiseeritud koodimine on kõrvaldanud vajaduse korduvate kulude käsitsi kontodele jaotamiseks, säästes raamatupidajate aega ja vähendades vigade riski.

Tulevikku vaadates valmistub Scandagra kasutusele võtma Fiteki peagi valmivat integratsiooni rahvusvahelise e-arvevõrgustikuga Peppol, mis lihtsustab arveldamist välispartneritega. Ettevõte ootab ka sõidupäeviku funktsiooni kasutuselevõttu, mis annab töötajatele tõhusa viisi ärireisidest aru andmiseks. Mõlemad funktsioonid on Fiteki arendustöös ja muutuvad peagi klientidele kättesaadavaks.